À l'issue de la formation, le participant sera capable de mettre en œuvre les compétences suivantes :
- Comprendre les concepts clés relatifs à l'utilisation de plateformes et d'outils collaboratifs.
- Gérer les calendriers et les tâches pour améliorer la coordination et l'efficacité de l'équipe.
- Utiliser des outils collaboratifs appropriés pour communiquer par le biais de conversations, réunions et webinaires.
- Utiliser des outils collaboratifs appropriés pour stocker et partager des informations, générer des idées et créer des résultats.
AVANT LA FORMATION
- Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.
- Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.
JOUR 1
Matin
Concepts clés
- Reconnaître les outils collaboratifs comme étant une partie intégrante du travail d'équipe.
- Identifier les fonctions des outils collaboratifs comme : gérer un calendrier et des tâches, améliorer la communication et la coordination au sein d'une équipe, optimiser la production du travail collaboratif.
Plateformes collaboratives
- Reconnaître des exemples de plateformes collaboratives.
- Accéder à une plateforme d'outils collaboratifs en utilisant différentes méthodes de connexion comme : application de bureau/ordinateur portable, application mobile, navigateur.
- Reconnaître les caractéristiques d'une plateforme collaborative comme : une communication et une collaboration unifiées, l'intégration d'applications, la gestion d'un point de travail unique.
- Reconnaître les options et paramètres communs sur une plateforme d'outils collaboratifs comme : le paramétrage de l'affichage et des langues, le paramétrage relatif à la confidentialité, les notifications, les autorisations.
- Reconnaître les applications intégrées sur une plateforme collaborative pour faciliter les activités comme : la constitution d'une équipe, les communications, l'examen des activités, l'accès à un calendrier.
- Personnaliser les applications disponibles sur une plateforme collaborative en utilisant des options comme : ajouter, épingler, désinscrire, désinstaller.
- Créer une équipe. Ajouter, supprimer des membres, des invités, des canaux à une équipe.
Après-midi
Usage et support
- Reconnaître que les données sont collectées sur l'utilisation d'outils sur une plateforme collaborative. Voir et comprendre les données d'activités sommaires.
- Utiliser les ressources d'aide et de soutien disponibles.
- Vérifier les mises à jour des outils.
Gestion des calendriers
- Visualiser les évènements et les dates dans un calendrier en utilisant les options de visualisation : jour, semaine.
- Gérer les évènements d'un calendrier à l'aide d'options comme : afficher les détails, modifier, supprimer un évènement ou une série, assistant de programmation.
- Partager, annuler le partage d'un calendrier. Autoriser la consultation, la modification d'un calendrier partagé.
- Ajouter un calendrier de groupe.
JOUR 2
Matin
Gestion des tâches
- Reconnaître les caractéristiques communes d'un outil de gestion de tâches comme : planificateur, calendrier des tâches.
- Créer et attribuer une tâche.
- Gérer des tâches en utilisant des options comme : la priorité des tâches, la date d'échéance, la durée. Modifier, supprimer, déplacer une tâche.
- Mettre à jour le statut d'une tâche. Afficher le statut des tâches dans un calendrier des tâches.
Conversations
- Reconnaître les options de communication en équipe comme : la communication synchrone et asynchrone.
- Lancer un « one-to-one », une conversation de groupe en utilisant des communications asynchrones communes comme : les courriers électroniques, les SMS ou la poste.
- Ajouter une pièce jointe, un émoticône à une conversation.
- Démarrer un « one-to-one », une conversation de groupe en utilisant une communication synchrone commune comme : le chat, le VoIP, la vidéo. Appliquer les paramètres audio et vidéo appropriés.
- Sauvegarder un message d'une conversation. Ouvrir un message sauvegardé.
Après-midi
Matin
Réunions
- Reconnaître des exemples communs d'outils de réunion.
- Démarrer une réunion instantanée et inviter des participants.
- Prévoir une réunion ponctuelle, une réunion récurrente et inviter des participants.
- Annuler une réunion, une réunion d'une série.
- Répondre à une invitation à une réunion en utilisant des options comme : ajouter un message, accepter, répondre « peut-être », refuser.
- Fixer un rappel pour une réunion, un évènement.
- Participer une réunion.
- Gérer une réunion en tant qu'organisateur en utilisant des options comme : définir des autorisations, attribuer des rôles, mettre fin à une réunion.
- Participer à une réunion en utilisant des options comme : activer, désactiver l'audio ou la vidéo, lever la main ; partager l'intégralité du bureau, de la fenêtre.
- Donner ou demander le contrôle dans une réunion.
- Prendre des notes pendant une réunion. Consulter les notes après une réunion.
JOUR 3
Matin
Webinaires
- Programmer un webinaire et inviter des participants.
- Configurer les options d'accès au webinaire comme : partager avec un lien ; définir un mot de passe ; activer la salle d'attente ; activer, désactiver le changement de nom ; options de chat.
- Annuler un webinaire et notifier les participants.
- Participer à un webinaire.
- Gérer les options d'hébergement comme : le réglage de l'arrière-plan ; mettre en sourdine ou non les participants ; partager une présentation, d'autres ressources ; terminer un webinaire.
- Participer à un webinaire en utilisant des fonctionnalités comme : répondre en utilisant les options données, le chat, Q&R.
- Être conscient que les participants doivent être informés si un webinaire est enregistré. Enregistrer un webinaire, partager l'enregistrement d'un webinaire.
Stockage et Partage
- Accéder au stockage de contenu en ligne à partir de : service d'hébergement de fichiers, plateforme d'outils collaboratifs.
- Mettre en ligne, télécharger des fichiers sur un site de stockage de contenu en ligne. Reconnaître les limites possibles du stockage en ligne comme : la taille du fichier, la capacité totale.
- Gérer le partage de contenu en ligne à l'aide d'options comme : envoyer des liens, autoriser l'accès à l'affichage, modifier l'accès.
Après-midi
Génération d'idée
- Générer et gérer des idées sur les réseaux sociaux en utilisant des options comme : créer un groupe, créer des publications, ajouter un sujet.
- S'engager avec des idées dans un réseau social en utilisant des options comme : aimer, répondre, partager, suivre, mettre un signet, ajouter des notes, des documents, des images.
- Générer et gérer des idées dans un espace collaboratif synchrone comme : inviter des participants ; ajouter, annoter, modifier, déplacer, supprimer du texte, une note ; ajouter, supprimer des documents, des images.
- Partager des idées à partir d'un espace collaboratif synchrone en utilisant des options comme : exporter, poster vers une plateforme collaborative.
Génération de contenu
- Créer et modifier des contenus de manière synchrone.
- Collaborer sur un document partagé en utilisant des options comme : commentaires, conversations.
- Accéder à un historique des versions d'un document. Visualiser, restaurer les versions précédentes d'un document.
FIN DE LA FORMATION
- Débrief de la formation avec le formateur pour consolider vos connaissances.
Modalités pédagogiques
Montée en compétence assurée par l'association d'un contenu théorique et pratique. Etude de cas concrets en rapport avec votre quotidien professionnel.
Suivi de l'exécution :
- Feuilles de présences signées des participants et du formateur par demi-journée
- Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l'action et les résultats de l'évaluation des acquis de la formation.
Appréciation des résultats :
- Recueil individuel des attentes du stagiaire
- Questionnaire d'auto-évaluation des acquis en début et en fin de formation
- Évaluation continue durant la session
- Remise d'une attestation de fin de formation
- Questionnaire d'évaluation de la satisfaction en fin de formation
Moyens et supports pédagogiques
- Evaluation des besoins et du profil du participant
- Apport théorique et séquences pédagogiques regroupées en différents modules
- Cas pratiques
- Questionnaire et exercices
- Tests de contrôle de connaissances et validation des acquis à chaque étape
- Retours d'expériences
- Séquences pédagogiques regroupées en différents modules,
- Remise d'un support pédagogique
- Echanges interactifs
- Intervention d'un formateur expert dans son domaine
Modalités d’évaluation et de suivi
- Grille d'évaluation (test de positionnement)
- Entretien téléphonique avec le formateur avant la formation
- Travaux pratiques
- Tests de contrôle de connaissances et validation des acquis à chaque étape
- Echange avec le formateur par visioconférence (webinar), téléphone et mail
- Exercices corrigés, études de cas réels, mise en application concrète et utile
- Évaluation pour valider vos acquis en fin de formation
